Galateo delle mail e della vita online
come vivere bene sul web
Oggi, immaginare un mondo senza internet sembra impossibile. Siamo continuamente connessi e la nostra vita, privata e professionale, dipende in gran parte da ciò che avviene o da ciò che facciamo online. E lo stesso si può dire delle relazioni interpersonali, affidate sempre più di frequente a sistemi di comunicazione digitali come messaggi, e-mail e social network. Il galateo delle buone maniere online riguarda proprio tutti gli aspetti dell’interazione sul web. Che si tratti di rapporti di lavoro o di amicizia, di instant message o di post sui social, sapere come comportarsi è fondamentale per migliorarsi e vivere bene con gli altri, anche online.
Business Etiquette online: come gestire le e-mail di lavoro
Si sente dire spesso che la scrittura è morta. Eppure, in un mondo sempre più connesso come il nostro, la scrittura appare ancora viva e vegeta. Certo, non si tratta più di missive o biglietti cartacei in voga fino a qualche decennio fa. Ma è bene ricordare che anche quando chattiamo, magari dal nostro smartphone, stiamo compiendo un atto di scrittura che merita una certa attenzione, soprattutto se si svolge in ambito lavorativo.
In questo campo, sicuramente a farla da padrone sono le e-mail.
Nel 2020 sono stati inviati qualcosa come 306 miliardi di messaggi di posta elettronica ogni giorno. Un numero enorme, che certifica l’importanza e il ruolo che questo strumento ha assunto. Sapere come gestirle, quindi, può facilitare la relazione con colleghi, clienti, fornitori e superiori.
Il galateo delle e-mail: le regole di base
Un uso corretto dell’e-mail è possibile. Ecco i punti chiave da curare:
- Specificare bene l’oggetto. Prima ancora del contenuto, un’e-mail si distingue per il suo oggetto o subject line. Essere chiari aiuterà chi la riceve a capire a colpo d’occhio di cosa si tratta, se si tratta di una comunicazione urgente o meno, oltre che a reperirla agilmente in futuro.
- Formattare il testo in modo chiaro. Vietato il muro di parole. Molto meglio organizzare il contenuto in paragrafi ben distanziati tra loro a seconda degli argomenti da trattare, evidenziando in grassetto i concetti principali.
- Gerarchia e sintesi. L’ordine con cui decideremo di esporre le diverse informazioni può fare la differenza. Ricordiamoci sempre che il nostro livello di attenzione online tende a essere basso: meglio quindi dedicare le prime righe alle informazioni essenziali, approfondendo mano a mano che procediamo.
- Risposte in tempi brevi. 24/48 ore sono il tempo ideale per dare un riscontro a chi ci ha scritto, anche qualora si trattasse di una risposta negativa. Meglio far sapere subito al mittente che abbiamo ricevuto la sua comunicazione e siamo interessati o meno a ciò che ci propone.
Allegati leggeri. Anche la posta online ha un peso: evitare di intasare la casella dei nostri destinatari con allegati pesanti è un gesto di cortesia.
Instant message e social media: informali sì, ma con misura
Oltre alle e-mail, ci sono altri due macro capitoli in cui si divide la nostra quotidianità online: la messaggistica istantanea (su canali come WhatsApp, ma anche Slack e altri strumenti simili) e i social network. Entrambi devono essere “maneggiati” con cura, per evitare brutte figure e tensioni inutili.
Quali sono gli aspetti che è meglio non trascurare, a maggior ragione quando siamo noi gli autori delle comunicazione?
Linguaggio corretto sempre, anche quando si tratta di messaggi istantanei
Il primo aspetto da curare – che vale per ogni canale – è l’uso corretto del linguaggio. È sempre bene avere a portata di mano un vocabolario aggiornato, che tornerà utile in caso di indecisione sulla parola giusta da scegliere (è consigliabile avere anche un buon manuale di grammatica, prezioso per scrivere sia online che su carta).
Un altro consiglio è rileggere per scovare e correggere eventuali errori di battitura (o causati dal correttore automatico). È un buon esercizio che andrebbe fatto sempre, prima di premere “invio”.
Anche la punteggiatura non va trascurata: il web è pieno di esempi di segni di interpunzione malposti e di espressioni che possono generare ambiguità.
Evitare testi convoluti
Perché complicare la vita a chi ci sta leggendo con costruzioni arzigogolate e subordinate infinite? Meglio affidarsi a frasi lineari e costruite secondo la regola aurea soggetto-verbo-predicato: in questo modo faciliteremo la comprensione ed eviteremo di perderci a nostra volta in contorsioni inutili.
Abbreviazioni e uso consapevole delle emoticons
No alle abbreviazioni del tipo “cmq” per dire “comunque” o “ke” per dire “che”: si addicono, con riserva, solo alla messaggistica tra adolescenti.
Sì invece alle emoticons: per i contesti lavorativi potranno bastare quelle create con la punteggiatura (e sempre solo se la conversazione lo permette!). Nelle chat più confidenziali potremo invece ricorrere alle vere e proprie faccine. Attenzione però a non trasformare il messaggio in un geroglifico: come ogni segno anche le emoji vanno interpretate. Cerchiamo di non affaticare il nostro interlocutore!
Infine, una raccomandazione che riguarda prevalentemente i social network: meglio stare alla larga da facili provocazioni e battibecchi online.
Attenzione a non farsi coinvolgere troppo
Oggi la comunicazione viaggia veloce, attraverso molti canali simultaneamente. Siamo sommersi di messaggi che ci arrivano in tempo reale, e più aumenta questo rumore di fondo, più sembra vincere chi alza i toni o chi urla.
Per fortuna non è (ancora) così: il giusto distacco e un po’ di discrezione possono fare al caso nostro, soprattutto quando ci esponiamo su canali che non sono solo nostri e la cui visibilità potrebbe avere una risonanza negativa anche in altri ambiti della nostra vita.
Un post può essere cancellato, ma uno screenshot è per sempre!
Tre consigli per dare una buona immagine di sé online
Se l’interazione online ha sostituito in gran parte quella offline, è necessario tenere presente alcune accortezze che possono fare la differenza nel modo in cui veniamo percepiti dagli altri durante la nostra esposizione digitale (e non solo).
Immagini: consigli e cautele
Le fotografie sono uno dei principali ingredienti dell’esposizione sui social network e le piattaforme web in generale prevedono ormai quasi sempre uno spazio dedicato all’immagine da associare al nostro account. Si tratta di un campo che è consigliabile completare sempre: a nessuno piace comunicare con una sigla o un pallino colorato.
Come scegliere la foto giusta? Pensiamo a chi la vedrà, a cosa vogliamo trasmettere e a dove ci troviamo. Probabilmente selezionare una foto in bikini per il proprio profilo LinkedIn non è un’idea saggia, mentre potrebbe andare bene per altri social come Facebook, i cui contatti tendono ad avere una natura più amicale e informale.
Questo tipo di attenzione va poi riservata anche agli altri: condividere le foto di altre persone senza averle prima informate o senza il loro consenso non è opportuno, e taggarle semplicemente per notificarle a cose fatte è decisamente poco gentile.
Sull’uso dello smartphone a tavola
Smartphone a tavola? Vade retro! Cadere nella tentazione di sbirciare il telefono durante una conversazione magari non troppo effervescente – con la scusa di consultare Google o Wikipedia a beneficio dei commensali – è un tentativo comprensibile, ma da evitare.
È pur sempre un modo per estraniarsi dal contesto e far passare il messaggio che ciò che ci circonda è meno interessante di ciò che avviene sullo schermo.
Meglio allora riporre il telefono lontano dalla vista, silenziarlo e godersi il convivio, lasciando cadere il discorso se dovesse giungere a un punto morto, e attenendosi alla misura e alle buone maniere previste dal galateo della tavola.
È sempre bene rispondere
Anche una mancata risposta, è una risposta. Nonostante il web ci abbia abituato a comportamenti riprovevoli come il ghosting (la pratica di sparire dopo un appuntamento), questo non significa che possiamo ignorare chi ci contatta solo perché non lo abbiamo fisicamente davanti a noi.
Questo vale in generale e, in particolare, se si tratta di dating, ovvero di incontri romantici nati a seguito di un corteggiamento online. Scomparire non ha niente di galante e la doppia spunta blu di WhatsApp (quella che appare quando abbiamo visualizzato il messaggio, anche senza aver replicato) ci espone comunque al giudizio altrui.
Perché non dedicare qualche minuto a confezionare una risposta standard da dare a chi non ci interessa frequentare?
