Business Etiquette

Cos’è e perché è importante conoscere “il galateo aziendale”

La Business Etiquette è il galateo applicato al mondo del lavoro. Chiamata a volte “galateo aziendale”, nasce negli Stati Uniti nella seconda metà del XX secolo per definire un codice di comportamento universale nel mondo delle relazioni professionali.
Non è un caso che la Business Etiquette sia nata proprio in Nord America, un contesto culturale dalla forte vocazione al business.

Uno strumento per vivere meglio le relazioni professionali

Sebbene i principi di rispetto siano gli stessi del galateo classico, l’etiquette applicata al mondo del lavoro segue logiche proprie.
Da adulti, passiamo la maggior parte del nostro tempo sul luogo di lavoro; e anche quando siamo in smart working manteniamo rapporti professionali con colleghi, clienti e fornitori. Sul lavoro inoltre, a differenza che nella nostra vita personale, raramente abbiamo la possibilità di scegliere con chi passare il tempo: spesso ci troviamo fianco a fianco con persone con le quali abbiamo poco in comune, e che al di fuori dell’ambito professionale non sceglieremmo di frequentare. Ed è qui che le  regole di etiquette per il lavoro sono indispensabili, per instaurare relazioni professionali di successo e proficue con tutti i nostri interlocutori.

La Business Etiquette contribuisce a creare un ambiente professionale sereno, e aiuta ad emergere senza imporsi, ma distinguendosi per stile, correttezza e affidabilità.

Italian Etiquette Society offre percorsi su misura per tutte le aziende interessate a tradurre in pratica le proprie politiche di welfare attraverso la valorizzazione dei propri dipendenti e la formazione continua.

Business Etiquette:

ranking, titoli e presentazioni

In ambito sociale, il ranking – cioè l’ordine di precedenza – segue alcuni criteri precisi legati al genere e all’età: per esempio, la precedenza va data innanzitutto alle signore e alle persone anziane.

In ambito  lavorativo non è affatto così.

Il ranking in ambito business

Nei contesti di lavoro, “l’importanza” di una persona non è una questione anagrafica o di genere, ma di anzianità aziendale (seniority).  Il ranking seguirà dunque l’organigramma dell’azienda: prima il direttore del manager, indipendentemente dal fatto che uno abbia trent’anni e il secondo cinquanta; prima il manager rispetto alla stagista di venticinque anni e così via.

E per quanto riguarda i clienti e le società esterne? Il cliente è sempre più importante dei colleghi, e avrà quindi la precedenza, così come la parte acquirente ha la precedenza su quella venditrice… Sarà dunque quest’ultima a offrire il pranzo di lavoro o il caffè. 

I membri della società esterna, in quanto ospiti, hanno la precedenza sui dipendenti dell’azienda ospitante e se un incontro di lavoro coinvolge colleghi che provengono dall’estero, la precedenza spetta a loro, come ricompensa per il lungo viaggio affrontato per partecipare.

Titoli onorifici, accademici,

La Business Etiquette prevede una gerarchia anche nei titoli, essenziale quando si prepara il programma di un convegno o quando si scrive una lettera. I  titoli onorifici (Cavaliere, Commendatore e così via) vanno indicati per primi, poi quelli accademici (Dottore, Professore eccetera)  e infine  quelli professionali (Avvocato, Architetto, Ingegnere e così via). I titoli nobiliari, sebbene aboliti, hanno un posto nella gerarchia della Business Etiquette, ma solo se il nobiluomo o la nobildonna tiene a metterlo in risalto. Se è così, ha la precedenza su tutti gli altri.

C’è una precedenza da rispettare anche nelle presentazioni?

Ebbene sì. Esattamente come previsto dal galateo sociale, anche in ambito business è sempre la persona di rango inferiore – in termini di seniority aziendale – a essere presentata a quella di rango superiore.

Titoli sì, titoli no

Dipende dalla cultura di riferimento. In alcuni paesi, come la Germania, i titoli sono molto apprezzati, mentre in altri, come l’Inghilterra, non lo sono. In Italia, come sempre, amiamo mettere insieme tante cose diverse: qui da noi l’utilizzo dei titoli dipende in ampia misura dal settore. Per esempio, in ambito giuridico i titoli sono molto usati,  mentre in altri contesti non è così. Nel caso delle presentazioni, se la persona possiede vari titoli – per esempio Commercialista e Cavaliere della Repubblica – ne va scelto uno, il più importante.

I titoli vanno evitati quando ci si auto-presenta. In questa occasione è utile saper riassumere in poche parole le proprie competenze professionali e le proprie aspirazioni (il cosiddetto elevator pitch) piuttosto che sottolineare il proprio titolo.

Dress Code sul lavoro: il giusto contenitore per i propri contenuti

Un abbigliamento adeguato al contesto aiuta a creare un’immagine affidabile e coerente di noi. Sì, dunque, a giacca e cravatta per avvocati, commercialisti, bancari, ma non per chi, sul lavoro, ha bisogno di abiti comodi e funzionali, come artigiani o operai. E viceversa. Non esiste un dress code giusto e uno sbagliato: la correttezza, quando si tratta di abbigliamento ed etiquette per il lavoro, dipende dal contesto. Come scegliere i capi più adatti in ambito business? E come richiedere un certo dress code ai propri dipendenti? Italian Etiquette Society ha una lunga esperienza in  training, workshop e attività di team building pensate per aumentare la consapevolezza su questi temi.

Galateo del colloquio di lavoro: un decalogo per partire col piede giusto in azienda

No a curriculum vitae inviati senza presentarsi né salutare. No al colloquio accompagnati dalla mamma. No al telefono acceso e che squilla durante la conversazione con i recruiters. No al chewing-gum mentre si parla. Questi sono certamente degli estremi, ma sono esempi reali di cui diversi HR manager hanno avuto esperienza diretta. Evitare queste gaffe è possibile, basta seguire alcune semplici regole di etiquette per i colloqui di lavoro.

Decalogo

Quindi ecco un breve decalogo di cosa è bene fare e cosa evitare ai colloqui di lavoro:

Il colloquio di lavoro è nella maggior parte dei casi un’occasione formale. Quindi un po’ di cura della forma è indispensabile sin dal momento dell’invio del proprio CV.

Il curriculum deve essere sempre accompagnato da una lettera di presentazione ben curata sia dal punto di vista formale che del contenuto. Torna utilissimo in questo caso rispondere alle domande di questa classica scaletta:

  • Chi sei?
  • Perché vorresti lavorare per la nostra azienda?
  • Quale potrebbe essere il tuo contributo?

Per rispondere a queste domande è bene fare un po’ di ricerche sull’azienda per cui ci si vuole candidare. Arrivare al colloquio con le giuste informazioni serve ad aumentare le probabilità di ottenere un’assunzione, ma è anche una questione di cortesia e di rispetto per chi ci dedicherà tempo e attenzione.

Al colloquio si deve arrivare con un leggero anticipo ed è quindi importante prepararsi prima, studiando il percorso per tempo. In caso di ritardo è obbligatorio avvisare con una telefonata.

Sembra scontato, ma non lo è: sorridere, ringraziare, dire per favore, presentarsi con nome e cognome, salutare con cortesia, sedersi dritti e composti sono tutti segnali indelebili di buona educazione, che lasceranno un’ottima impressione. Sapete che alcune aziende chiedono, dopo i colloqui, un feedback anche al receptionist che ha accolto i candidati?

Come abbiamo visto, l’abbigliamento più adatto sul lavoro dipende dalla professione, ma al primo colloquio è  preferibile peccare di formalità piuttosto che apparire trasandati. Il binomio giacca scura e camicia bianca, sia per lui che per lei, è nella maggior parte dei casi  una scelta giusta.

Non si porta nulla da mangiare, da bere o da masticare a un colloquio di lavoro. L’unica eccezione – ma solo se è estate ed è veramente molto caldo – è una bottiglietta d’acqua, anche se spesso questa viene offerta durante il colloquio. E qui veniamo al punto 5.

Spesso al candidato o alla candidata viene offerto un bicchiere d’acqua. È bene accettarlo, per dimostrare di essere a proprio agio.

Non silenzioso, ma spento. Il telefono deve essere rigorosamente spento per due motivi. Primo, potrebbe squillare durante il colloquio, interrompendolo. Secondo, il semplice suono della vibrazione potrebbe agitare e distrarre il candidato o la candidata, che quindi potrebbe interrompersi e tradire le proprie emozioni.

L’ansia e la tensione sono normalissime in queste occasioni, ma vanno contenute. Il linguaggio del corpo potrebbe tradirle, quindi attenzione a evitare alcuni classici gesti di auto-rassicurazione, che comunicano disagio: toccarsi i capelli, il collo, mangiarsi le unghie, togliere le pellicine dalle dita, battere i piedi.

Ringraziare sempre e comunque chi ha condotto il colloquio di lavoro per il tempo e l’attenzione dedicata. La curiosità di sapere com’è andato è sempre forte ma è assolutamente vietato chiedere, perché non è né il momento, né il luogo per farlo. Ammesso chiedere quali sono i tempi previsti per la selezione, trascorsi i quali, se l’azienda non si fa sentire, è lecito inviare una mail breve e cortese per avere un riscontro.

La mamma, il papà, il fidanzato, l’amica devono restare a casa o, al massimo, in attesa fuori dall’azienda. 

Le domande le fa chi intervista. Questo non vieta che il candidato o la candidata possa farne, ma devono essere poche e opportune.

Galateo dello Smart Working

Anche se lavoriamo da casa, un dress code adatto ci fa subito sentire più professionali, ed è indispensabile  se la giornata prevede una o più videochiamate. No a tute, felpe e a tutti i classici “capi per stare in casa”. Sì, invece, a un abbigliamento professionale, assicurandosi di avere un aspetto curato e i capelli in ordine.

Anche l’ambiente deve essere curato: l’ideale è avere uno spazio dedicato al lavoro, arredato a ufficio. Se non è possibile creare un angolo di questo tipo, è decisamente meglio comparire in videocall con uno sfondo neutro, o magari persino digitale, che avere alle spalle i fornelli della cucina o una stanza in disordine.

Telecamera accesa, nessun rumore di fondo, connessione stabile sono alla base del galateo delle videoconferenze. Sono previsti documenti? È bene inviarli per tempo, prima della riunione, insieme al link dell’invito alla call, perché tutti possano prepararsi.

Denaro sì o denaro no? Nella Business Etiquette “parlare di soldi” non è un tabù

Se nel galateo sociale parlare di denaro è un tabù (almeno in occidente), nella Business Etiquette non lo è affatto: il denaro è uno dei motivi più importanti per cui si lavora. L’essenziale è affrontare l’argomento con sicurezza e senza sentirsi a disagio, perché le trattative sono parte integrante delle relazioni di lavoro.